CONVOCATION ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Publiée le 27 septembre 2011 | Par | News

Rappel: Merci de donner une procuration à une personne ou unE représentantE d’association de votre choix, en ayant vérifié au préalable que cette personne n’ait qu’une seule procuration. Merci de communiquer votre procuration au Président d’Arc-en-Ciel (president@aectoulouse.com) ainsi qu’à la ou au bénéficiaire de la procuration.

Nous vous invitons à participer à la prochaine Assemblée Générale Ordinaire d’Arc-En-Ciel Toulouse qui se déroulera le

Samedi 8 Octobre 2011

A 14H00

Salle Castelbou – Rue Léonce Castelbou – Toulouse (quartier Arnaud Bernard)

 

 

L’Assemblée Générale procèdera à l’élection de la totalité des membres du Conseil d’Administration. Celui-ci élira en son sein, les membres du Bureau, à la suite de l’Assemblée Générale, le jour même ou le 11 octobre (à 20h salle de la Commanderie, site Duranti à Toulouse, voir l’annexe en fichier joint sur l’organisation et les modalités des votes).

 

Un appel à candidatures est donc ouvert à compter de ce jour et ce jusqu’au 5 octobre au plus tard. Il est donc possible de faire acte de candidature au poste d’administratrice ou d’administrateur, au poste de secrétaire ou de secrétaire adjointE, au poste de trésorierE ou de trésorierE adjointE et au poste de présidentE ou de vice-présidentE. Pour cela, en respectant les limites posées par les rappels en annexe, veuillez faire parvenir votre candidature écrite et motivée par courriel ou par courrier aux adresses indiquées dans ce mail.

 

Nous vous rappelons que pour être électeur/trice ou pour être éligible, vous devez être à jour de votre adhésion de membre (individu ou association), c’est à dire l’avoir réglée pour l’année 2010-2011 entre le 1er septembre 2010 et le début de l’assemblée générale du 8 octobre 2010 (formulaire joint à ramener au plus tard au début de l’AGO).  Pour les personnes qui souhaitent adhérer le jour de l’Assemblée générale, un acceuil sera assuré dans la salle de l’Assemblée Générale à partir de 13h30. Merci de venir avec le bulletin d’adhésion rempli et votre règlement (espèces (somme exacte) ou chèque).

 

Enfin, si vous ne pouviez participer à l’Assemblée Générale du 8 octobre 2010, et afin que le quorum soit atteint, merci de donner une procuration (modèle en annexe) à une personne ou unE représentantE d’association de votre choix, en ayant vérifié au préalable que cette personne n’ait qu’une seule procuration. Merci de communiquer votre procuration au Président d’Arc-en-Ciel ainsi qu’à la ou au bénéficiaire de la procuration.

 

D’une part, les personnes qui souhaitent être responsables de commission doivent faire acte de candidature avec motivation par courriel ou courrier au plus tard le 5 octobre et sont particulièrement sollicitées pour siéger au Conseil d’Administration. Si ces personnes ne sont pas membre du CA, elles en seront invitées permanentes (et dans ce cas ne prendront pas part aux votes lors des CA).

 

D’autre part, il est recommandé aux associations comme aux individus de ne pas s’engager à siéger au CA en cas d’indisponibilité pour y participer ou en cas de trop peu d’engagement effectif dans l’association.  Par ailleurs, il est rappelé que les CA sont ouverts à toute personne non administratrice, sans droit de vote.

Enfin, pour envisager au mieux les modalités de fonctionnement de l’association, il serait souhaitable que chaque adhérentE se positionne par retour de courriel dans les commissions qui l’intéresse et auxquelles il envisage de participer (utiliser le tableau joint en tenant compte de l’annexe 3). Il est bien entendu indispensable que toute personne participant à une commission adhère à Arc-en-Ciel Toulouse ou individuellement ou par l’intermédiaire d’une autre association membre d’ Arc-en-Ciel Toulouse.

 

Enfin, même si une personne est membre d’une association membre d’Arc En Ciel, elle peut aussi adhérer à titre individuel pour soutenir Arc En Ciel et, éventuellement, se présenter à titre individuel.

 

Ordre du jour

 

Assemblée Générale Ordinaire

  1. Désignation du/de la secrétaire de l’AG.
  2. Rapport moral : échanges et vote.

Le rapport est fait par le Président.

  1. Rapport financier : échanges et vote.

Le rapport est fait par le Trésorier avec l’aide du Bureau.

  1. Rapport d’activités à partir des rapports des commissions : échanges et vote.

Une synthèse est présentée par le Secrétaire avec l’aide de chaque responsable de commission (La Permanence, Festival DIAM, Communication, Education, Festival et Marche des fiertés, Trans) établit un rapport écrit de 2 pages A4 (police taille 11 ou 12 type times new roman en .doc) qu’ils/elles transmettent aux adresses courriels ci-dessous pour le 1er octobre au plus tard. Y faire apparaître les perspectives pour 2009/2010.

  1. Commissions : présentation motivée des candidatures et désignation (par vote s’il y a plusieurs candidatEs) des responsables de chaque commission.
  2. Election du Conseil d’Administration.
  3. Questions diverses (à signaler au plus tard en début de séance).

 

Fin de l’Assemblée Générale Ordinaire.

 

Conseil d’Administration (le jour même à la suite de l’AG)

  1. Désignation du/de la secrétaire du CA.
  2. Election du Bureau par le Conseil d’Administration.
  3. Questions diverses (à signaler au plus tard en début de séance).

Fin du Conseil d’Administration.

Merci d’envoyer vos candidatures, rapports et adhésions aux 2 adresses ci-dessous :

president@aectoulouse.com et bureau@aectoulouse.com

ou à l’adresse postale : Arc En Ciel Toulouse Maison des Associations 81 rue St Roch BP 74184 31031 Toulouse Cedex 4

 

Le 18 septembre 2010

Pour le Bureau,

Le Président

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